软件视频会议系统可以利用现有的网络环境和计算机设备，并能够提供不逊色于硬件系统的音视频质量和更为丰富的数据协作功能; 同时，物美价廉的系统投资和灵活方便的配置也是软件视频会议产品非常引人关注的优势。
 　　
 　　软件视频会议系统的技术核心就是交换语音视频信息及控制信令的MCU通过软件实现，完全利用PC、标准的视频采集设备、摄像头、麦克风及音响实现网络虚拟会议系统。
 　　
 　　软件视频会议系统的视频编码采用ISO的MPEG-4标准规范，由于MPEG-4的带宽适应范围更广、压缩率更高，因此在同等的网络环境下，其音视频效果比硬件的更好。不仅如此，软件视频会议系统还具有丰富的数据功能，深受用户青睐。
 　　
 　　软件视频会议系统的结构由基于TCP/IP网络的服务端与客户端构成，是典型的C/S结构。服务端是安装视频会议服务软件的PC机或PC服务器，客户端由通过浏览器方式下载安装了客户端软件的PC，再配置标准的音视频设备构成。常见的运行平台为Windows，但服务器也支持在Linux和Unix等系统上的跨平台应用。因此，组建软件视频会议系统非常容易实现，不需要的硬件设备，不必采用昂贵的硬件配件，只需要网络、视频会议软件、PC及标准的音视频设备，就可以组建一个中大规模的视频会议系统。
 　　
 　　软件视频会议技术在构建时有其的灵活性，它支持分布式的服务器部署方式，通过多台服务器的级联可构建多达几千人的大型会议系统。除此之外，PC客户端配合大屏幕、投影设备、模拟视频采集卡与摄像头等标准会议附属设备，就可以布置会场;而桌面用户的PC或手提电脑只需配置USB摄像头、麦克风、耳机等简单的附属设备就可以让用户参加会议。视频软件通过并发用户许可发售，因此用户可动态地根据需要随机参加会议的客户端，只要同时参加会议的客户端不过许可用户数即可，这种良好的可伸缩结构为用户提供了更加方便的应用模式。
 　　
 　　软件视频会议系统提供灵活多样的网络接入方式，如拨号、ISDN、 ADSL、专线、 LAN、无线等各种接入方式。不仅如此，远在外地出差的人员还可以通过手机拨入会议系统参加会议。同时，基于HTTP的多媒体传输模式，使得软件视频会议系统不需做任何修改，即可穿透防火墙等安全控制，具有很好的网络适应性。